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 ダイレクトメール(DM)を顧客に出して売上アップを図ったり,顧客サービスを行ったりするにも,名簿が重要です。普段から顧客情報の確保と更新に心がけておかないと,いざDMを出そうにも出せなかったり,きわめて効果の薄いものになりかねません。
データベースはデータの基礎
データベースの代表は名簿 名簿などのデータの集まりをデータベースといいます。項目ごとにデータが整理されていて他の用途にも生かせるのでベースと言ったのでしょうか。たとえば取引先の住所録に社長の名前や担当者,営業内容などを整理して入力しておくと,社長の名前はなんていったっけというときの備忘録機能だけでなく,業種別に挨拶や案内を出すことも可能です。資本金を入力しておけば下請代金遅延防止法の該当企業なのかなども簡単にチェックできます。美容院などでは,前回いつ来院したかなどのほか,好みや嫌われるしぐさや話題などを入力しておくと別の美容師に担当させるときの参考になります。用途に応じて活用するのがデータベースで,パソコンが身近になり様々な形で活用できます。
■エクセルは表計算ソフト
 大量の名簿をエクセルなどの表計算ソフトでで管理している方も多いと思いますが,基本はセルなので,データのずれ,貼り込みミス,消去ミスなどが起きやすいので注意しなくてはなりません。データベースソフトを使うと,融通が利かないように見えますが,基本がレコード単位なので,整列や抽出,削除してもデータは元に戻ります。データベースソフトでは,データと整列などの処理は別のものと考えられています。他のデータベースファイルとの連結も容易です。連結は顧客ファイルが別に用意されていて,顧客コードだけで,請求書に顧客住所などを表示させるというようなことです。帳簿時代は顧客名簿をたぐって住所を請求書に転記していました。これをデータベースの連結としてコンピュータにやらせています。
■データベースデータの交換は処理後にCSVで
 データベースソフトの処理結果(整列抽出など)はCSV書き出しなどをしない限り固定化されません。また,他のデータベースやソフトにデータを渡すには必ずCSVという形式を利用します。そうすれば,エクセルも他のデータベースソフトも,処理結果のとおり読み込むことができます。データベースのままデータ交換しようとすると抽出や整列が変わって意図どおりに伝わらないことがあります。また不要なデータを渡すことになります。
名簿作成のコツ
 名簿作成はワープロの表作成とはちがいます。見た目よりも検索や整理のしやすさがポイントです。見た目は印刷設定で変えます。
■氏名はベタで,姓と名を別項目に
 麻生さんを「麻 生」と入力すると検索するときにいちいちスペースをいれなければなりません。またあるときは半角2字をいれていることもあるかもしれません。「麻 生」と「麻 生」はちがう単語とみなします。ソフトによってはスペースは二つの条件とみなすこともあります。常にスペースを入れないでおきます。
 項目も姓と名,旧姓,それぞれのふりがななど別の項目にします。
■用語は統一
 後から検索したり並べ替えたりするために,出来るだけ用語を統一します。美術部の人を検索したら美術クラブと入力されてある人は検索されません。部やクラブ,学級やクラス,教師や教諭などできれば入力するときに選択できるようにしておきます。
■用法も統一
 半角にするか全角にするか決めて項目を設定します。
 郵便番号や電話番号は半角に統一して,入力は半角以外できないように設定します。一覧表を印刷するときに全角が混ざるとはみ出てしまいます。
■印刷氏名は5字どりか7字どりに
 データベースはベタで入力,検索しますが,印刷するときは氏名の長さがそろうときれいに,見やすくなります。このときにテレビや映画のように6字どりでなく5字か7字どりにすると,姓名もそろいます。関数を使って5字どりや7字どりにすることもできます。
5字どり(□は全角スペース)
麻生□太郎
嶋□□福朗
長谷川和夫
7字どり(□は全角スペース)
麻□生□太□郎
嶋□□□福□朗
長谷川□和□夫

ちなみにホームページではMSPゴシックを使うのが普通なので,
きれいにそろいません。
麻 生 太 郎
嶋   福 朗
長谷川 和 夫
フォントにMSゴシックを指定すると揃います。
麻 生 太 郎
嶋   福 朗
長谷川 和 夫
 当社では,データベースをさらに複雑な判断条件を加えて(7字以上の人は文字に変形をかけるとか,物故者を別表にするとか)プログラムし,ほぼ自動で組版していきます。(掲載人数が少ない時は手動です。)
名簿データベースをクリーニングする
 名簿がデータベースとして代表格ですが,整備されていないことが多く,使いづらいものになっていることがあります。これらを整備するのをデータの更新と区別してクリーニングと呼んでいます。
クリーニングの内容
@古い地名の訂正(区の制定,市町村の合併,表記の変更など)
A郵便番号の整備
B表記の統一(全角半角,スペースの使用など)
Cデータベースの改善(氏名の分離,ふりがな,旧姓の扱い,マンション名の分離)
Dワープロ表をデータベースに変換
 これらを整備することで,郵便の返送率を下げたり,宛名をきれいに印字することができます。また名寄せはクリーニングしないとうまくいきません。
 名簿データベースのクリーニングはどうぞ,ご相談ください。
※使用するソフトはエクセル(表計算ソフト)よりデータベースソフトが好ましいのです。名簿だけなら宛名ソフト(筆まめ,筆王など)などを使うことができます。また,データベース同士のデータ交換はCSVという形式を使うのが一般的です。ほとんどの表計算ソフトやデータベースソフトはCSVデータの読み込み,書き出しを行うことができます。
DMなどの発送
■ダイレクトメール
 ダイレクトメールははがきは郵便で,封書はクロネコメール便で送るのが一般的です。いずれも受取人の郵便受けに入れるだけで手渡しはしませんが,クロネコメール便は配達人が配達したチェックをしているので,インターネットで確認できます。ただし,クロネコメール便には手紙や月締めの請求書などの「親書」は同封できません。
 不特定の宣伝をしたいとき,地域を(旭川は条丁目単位)指定して,ダイレクトメールを出すことができます。顧客名を特定せず,地域の全世帯にダイレクトメールを送ることができます。チラシよりもきめ細かくしかも封書を安価に送付できます。詳しいことは最寄りの郵便局か郵便事業会社にタウンメールについてお問い合わせください。
■書籍の発送
 名簿や会誌などの発送はB4で2cm厚まではクロネコメール便で送れます。それ以上はゆうメール(郵便局)が一般的です。どちらも郵便受け投げ込みです。
 受取を確認したいときは,郵便局のポスパケットまたはエクスバッグが便利です。全国一律価格です。余談ですが,エクスバッグの配達は早いです。保証している訳ではないのですが,旭川中央郵便局に午後4時投函したものが,東京六本木のオフィスビルの会社に翌日午前9時に届きました。

 当社では住所録の入力からクリーニング,ラベル発行,封筒・梱包材の用意,梱包,郵便局または宅配業者の選定と手配などを請け負います。遠慮なく当社営業員にお尋ねください。
個人情報保護法の観点から
 個人情報保護法は5000人程度を超す個人情報を管理している事業者に適用されます。人数が少ないからといって杜撰に扱っていい訳はありません。クラスの先生の電話番号も公開しないという極端な例も話題になっていますが,悪用する人がいて迷惑を被っている人も多いということでしょうか。
 電子化した情報は利用(悪用)しやすいので注意が必要です。データベースは両刃の剣と言うことができます。特に持ち出すときが問題です。管理には十分注意しましょう。
 印刷された名簿は保護される情報でなく出版物として扱われるようですが,名簿を参照して振込詐欺をしたのではないかと思われる例があります。名簿は古紙回収に出さない方がいいと思います。
 私共はパソコンで名簿を管理するとき,こういうことに留意しています。ファイアウォール名簿を作成管理される方も程度こそ違え,同様の管理が求められます。
【外部からアクセスされづらい環境にする】
・Winnyなどのソフトは論外。外部からアクセスされるようにわざわざしている。Winy検索
・Windows Fire Wall が設定されているか。Xpでの設定
・LANが外部から入りやすくなっていないか。LANをチェック
・作業が中途でもパソコンにデータを置いたままにしない。
・データの削除はゴミ箱でなく完全削除する。
・USBメモリーを持ち歩くときは,ネックストラップにつけて,紛失・置き忘れを防止する。
【データはIDまたはPassword管理する】
・データはPasswordをつけて他人が開けないようにしておきます。
・持ち出しはしないようにします。どうしてもしなければならないときは,テキストデータにも必ずPasswordをつけます。
・データ処理の記録管理(ログブック)をしています。
・試し刷りや中間生産物はシュレッダーまたは焼却処理をします。
【バックアップをする】
・メディアやプリントアウトは耐火金庫などに保管します。
・バックアップをし,かつ長期保管には社外サーバーにも保管しています。

このページはメイリオをインストールしたパソコンではメイリオで表示します。私にはとても見やすい書体です。ただし,字体はVISTAと同じくJIS2004です。「飴」が旧字体になって苦そう!